Tuto EXCEL

Excel est un logiciel de calcul idéal dans l’automatisation des tâches de gestion. Ses ressources sont immenses et son utilisation infinie. On peut, en effet, s’en servir pour élaborer un budget ou une facture, mais aussi pour analyser un bilan, une activité commerciale, ou encore gérer un portefeuille boursier. Grâce à un ensemble de fonctions prédéfinies dans des domaines comme les mathématiques, la finance, les statistiques, etc. Excel permet de construire des modèles de calcul adaptés à chaque activité professionnelle. Ce logiciel ne possède aucune limite. La fenêtre qui apparait àl’écran lors de l’ouverture d’Excel se présente comme indiqué ci-dessous. Figure 1 : L’écran d’Excel La barre de titre est située en haut de l’écran. Le nom du logiciel utilisé (ici Excel) est à gauche. À droite, on retrouve trois pictogrammes, permettant respectivement de fermer provisoirement la fenêtre d’Excel, la redimensionner et la fermer définitivement. Juste en dessous, on aperçoit la barre de menus, ou ruban, permettant l’accès à toutes les commandes d’Excel. À droite, on trouve trois pictogrammes similaires à ceux situés sur la barre de menus, mais qui agissent sur la fenêtre contenant le document en cours d’élaboration. Le logiciel se compose donc de deux fenêtres imbriquées l’une dans l’autre. Ainsi, la fenêtre contenant un classeur peut être fermé e ou redimensionné e sans que la fenêtre générale ne change d’aspect. Sous la barre de menus, on trouve la barre d’outils, qui affiche les commandes les plus utilisées d’Excel. Juste en-dessous, la barre d’accès rapide contient par défaut trois boutons de commande permettant d’enregistrer le classeur, d’annuler une commande ou de rétablir l’effet d’une commande annulée. Encore en-dessous, la barre de formule permet de saisir et de modifier les formules. La zone quadrillée équivaut à l’espace de travail, en l’occurrence une feuille de calcul découpée en lignes et en colonnes. Deux barres de défilement placées sur la droite et en bas de l’écran permettent de se déplacer sur la diapositive si celle-ci n’apparaît pas en entier sur l’écran de l’ordinateur. Il y a aussi un zoom situé tout en bas à droite. En bas, on trouve des onglets qui permettent de se déplacer dans les différentes feuilles de calcul du classeur. La feuille affichée àl’écran porte, par défaut, le nom : feuil1. Enfin, tout en bas, la barre d’é tat donne des informations liées à ce que l’utilisateur est en train de faire. Une feuille de calcul est un document qui permet de stocker et de manipuler des données. Elle se présente sous la forme d’une grille découpée en lignes, repérées par des valeurs numériques, et en colonnes, repérées par des caractères alphabétiques. L’intersection d’une ligne et d’une colonne est une cellule. La cellule permet de mémoriser les données sur lesquelles vous souhaitez travailler. Ces données représentent des valeurs numériques, du texte ou des formules de calcul. La première cellule située en haut à gauche, à l’intersection de la ligne 1 et de la colonne A, a pour coordonnées A1. Ces coordonnées sont importantes car elles sont utilisées pour effectuer des calculs. Un classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul solidaires. Une feuille s’affiche à l’écran lorsque l’on clique sur l’onglet qui lui correspond. Dans la figure 1, le classeur contient trois feuilles de calcul qui portent les noms respectifs suivants : feuil1, feuil2, feuil3. 3.1 CONSTRUIRE UN MODÈLE DE CALCUL Pour élaborer un modèle de calcul, il est conseillé de procéder au moins en trois étapes afin de perdre le moins de temps possible. La première doit être consacrée à la saisie des valeurs numériques et des intitulés entrant dans votre modèle. La deuxième doit concerner l’élaboration des formules de calcul. Une fois ceci terminé , et surtout une fois que tout a été vérifié et que les erreurs ont été corrigées, on peut se préoccuper de la troisième étape qui consiste à mettre en forme le modèle, c’est-à-dire à travailler sur sa présentation : quel type de caractères choisir ? Quelle taille ? Faut-il encadrer telle ou telle partie, ou colorer telle ou telle autre partie ?... Autant de questions à se poser afin de rendre son modèle le plus lisible possible. Pour construire un modèle, il faut remplir tour à tour les cellules concernées. Pour ce faire : – sélectionnez avec la souris la cellule à remplir ; – tapez ensuite le texte voulu à l’aide du clavier ; – confirmez enfin la saisie en appuyant sur la touche Entrée. 3.1.1 SÉLECTIONNER DES CELLULES La sélection d’une ou de plusieurs cellules est un préalable àl’exécution d’une action sur cette ou ces cellules. Les écrans indiques page suivante donnent quelques illustrations de la façon dont Excel symbolise une sélection. Figure 2 : Sélection d’une cellule Figure 3 : Sélection d’une plage de cellules Figure 4 : Sélection d’une ligne Figure 5 : Sélection d’une colonne Figure 6 : Sélection de cellules non contigües Figure 7 : Sélection de toute la feuille Le tableau ci-après récapitule la marche à suivre pour réaliser ces différents types de sélection. Marche à suivre Cliquez sur la cellule désirée. Cliquez sur le nombre ou la lettre de la ligne ou de la colonne. Cliquez sur le nombre ou la lettre représentant la première ligne où la première colonne à sélectionner et, sans relâcher la souris, dé placez-la vers la droite ou la gauche jusqu’àla dernière ligne ou colonne qui doit faire partie de la sélection, puis relâchez la souris. Cliquez sur la première cellule en haut et à gauche de la plage à sélectionner, déplacez la souris jusqu’à la dernière cellule qui doit faire partie de la sélection, puis relâchez la souris. Cliquez sur la première cellule désirée, appuyez sur la touche Ctrl, puis, sans la relâcher, sélectionnez, une par une, les autres cellules. Cliquez sur le rectangle situé àgauche de la colonne « A ». 3.1.2 SAISIR DES DONNÉES Pour saisir une donnée, il faut au préalable sélectionner la cellule qui devra la contenir. Une fois la cellule sélectionnée avec la souris, il suffit de taper le contenu qui lui est destiné. Dès que l’on frappe le premier caractère de ce contenu, plusieurs éléments apparaissent dans la barre de formules, comme indiqué ci-dessous. Figure 8 : La barre de formule – le bouton Annuler, symbolisé par une croix, permet d’annuler la saisie en cours. Pour annuler, il suffit de cliquer sur ce bouton avec la souris, ou d’appuyer sur la touche Echap. – le bouton Entrer, symbolisé par une coche, permet de terminer la saisie en cours. Il a le même effet que la touche Entrée du clavier ; – le bouton Insérer une fonction, symbolisépar fx, permet de rechercher une formule prédéfinie parmi toutes celles proposées par Excel. En cliquant sur ce bouton, vous accédez à un assistant qui permet, non seulement de chercher une formule, mais aussi de vous guider dans son élaboration afin que vous ne commettiez pas d’erreur de syntaxe ; – le texte saisi : il apparait en même temps dans la cellule et dans la barre de formules. Ce double affichage a été conçu pour vous simplifier notamment les opérations de modification d’une cellule en vous offrant, dans la barre de formules, un espace suffisamment large pour visualiser aisément l’intégralité du contenu d’une cellule. 3.1.2.1 SAISIR UNE VALEUR NUMÉRIQUE Pour saisir une valeur numérique, il suffit de taper les chiffres correspondant au clavier comme : 10 ; 100,25... Vous avez, par ailleurs, la possibilité d’exprimer, par exemple, un chiffre en pourcentage comme : 10 %, 5,6 %..., ou en Euros comme : 1 000 €, 1 000,50 €. Pour cela, saisissez après le dernier chiffre, soit le symbole %, soit le symbole €. Par défaut, toute valeur numérique apparait, dans une cellule, alignée à droite, alors que les textes apparaissent, eux, alignes à gauche. Figure 9 : Exemples d’alignements par défaut du texte et des valeurs numériques Si un nombre apparait aligné àgauche sans que cet alignement ait été spécifié , Excel ne considèrera pas ce nombre comme une valeur numérique mais comme un texte quelconque. Aucune opération arithmétique ne pourra alors être effectuée avec cette valeur. Ceci arrive souvent lorsque l’on tape par erreur un caractère alphabétique en même temps qu’un chiffre comme, par exemple, 15.5 au lieu de 15,5. Par ailleurs, si un nombre est trop long par rapport à la largeur de la cellule qui le contient, il ne pourra pas être affiché entièrement. Dans ce cas, Excel fait apparaitre dans la cellule une série de caractères comme celle-ci : ########. Pour visualiser le nombre en question, il vous suffit d’élargir la colonne en question. Figure 10 : Exemple de colonne trop étroite pour afficher son contenu 3.1.2.2 MODALITÉ DE CRÉATION D’UNE FORMULE DE CALCUL Les formules de calcul commencent toujours par le symbole = afin qu’Excel sache qu’il s’agit d’une formule et non d’un texte quelconque. Ces formules peuvent contenir des nombres, des coordonnées d’autres cellules, des fonctions prédéfinies d’Excel, des opérateurs mathématiques... Dans le cas où Excel ne comprendrait pas ce que vous avez saisi, vous verrez alors apparaitre un message d’erreur dans la cellule en question. Lorsque vous souhaitez élaborer des formules complexes, vous devez faire attention à l’ordre de priorité des opérateurs. Par exemple, la formule suivante 3*1000/4*1+0,15 n’est pas identique àcelle- ci 3*1000/4*(1+0,15). La priorité est d’abord accordée aux expressions entre parenthèses. S’il n’y a pas de parenthèses, Excel effectue, en premier lieu les multiplications et les divisions, et, en second lieu, les additions et les soustractions. Lorsqu’une formule contient deux opérateurs de même priorité, c’est le plus à gauche qui est d’abord pris en compte. Ainsi, dans la formule 3*1000/4, Excel commence par multiplier 3 par 1000, puis divise le résultat par 4. 3.1.2.3 OPERATEURS DE FORMULES Voici la liste des opérateurs les plus utilisés dans les formules. Operateurs Signification ^ Exposant : permet d’enl